Digitales Personalmanagementd: Bye-bye Excel-Listen!

Mit professionellem und digitalem Personalmanagement können administrative Personalaufgaben minimiert und optimiert werden - egal ob Personalverwaltung oder Personalentwicklung. Anhand interessanter Praxisbeispiele zeigt Claus Reutter Einsatzpotenziale und einfache, praxisnahe Lösungen für den Arbeitsalltag auf.Aktuelle HerausforderungenNeben dem demografischen und technischen Wandel entstehen ständig neue gesetzliche Anforderungen, die vom Personalmanagement bewältigt werden müssen. Je mehr Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet wird, desto weniger Zeit bleibt für die wirklich wichtigen Aufgaben wie Potenzialerkennung und Mitarbeiterbindung.Das Haus des PersonalmanagementsUm Schritt für Schritt Prozesse optimieren zu können, macht es Sinn, einen Blick auf die verschiedenen Bereiche des Personalmanagements zu werfen. "Um herauszufinden, an welchen Ecken des Hauses Sie bestimmte Dinge verbessern möchten, brauchen Sie im Unternehmen ein einheitliches Bild vom Personalmanagement", so Claus Reutter.Er unterteilt das Haus des Personalmanagements in drei operative Säulen:- (Digitale) Personalrekrutierung: Personalmarketing, Stellenveröffentlichung, Bewerbermanagement, Talentpool, Online-AC it professionellem und digi- (Digitales) Personalmanagement: Digitale Personalakte, Planung, Talentmanagement, Reporting/Controlling- (Digitale) Personalentwicklung: Kompetenzen, Qualifizierung, Mitarbeitergespräche, Training, Potential-ACErgänzend hierzu zählt auch der Bereich der (digitalen) Personaladministration, der für die Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung und Reisekosten zuständig ist."Ab einer Betriebsgröße von 200 Mitarbeitern lohnt es sich, Personalmanagement als betriebliche fachliche Funktion zu etablieren", erklärt Claus Reutter im Video. Er rät dazu, einen sogenannten Personalreferenten einzustellen, der sich den drei oben genannten operativen Säulen widmet. Der Zeitaufwand eines Personalreferenten kann durch die richtigen digitalisierten Prozesse enorm gesenkt werden.Digitale Personalrekrutierung"Ein Gramm Auswahl wiegt mehr als ein Kilo Weiterbildung", so der Leitgedanke von Claus Reutter. Wer schon bei der Auswahl die richtigen Schwerpunkte legt, kann hinterher umso mehr Potenziale schöpfen.Obwohl 55 Prozent der Bewerber heute mobil auf eine Stellenausschreibung klicken, stellt Claus Reutter leider immer wieder fest, dass viele Karriereseiten und Stellenausschreibungen nicht mobil optimiert sind. Online-Medien wie Firmenwebseiten und Online-Jobbörsen wie Google for Jobs und Indeed sollten das Hauptmerkmal für die Stellenausschreibung sein. Es geht darum, die Stellenausschreibung möglichst breit im Internet zu streuen. Dabei sollen möglichst viele qualifizierte Bewerbungen im Bewerbermanagementsystem landen. "Ein sehr wichtiger Prozess, der meistens schon digitalisiert, aber in vielen Fällen technisch veraltet ist", sagt Claus Reutter. Hierbei kann eine moderne Bewerbermanagement-Software behilflich sein.Vor allem für die jüngere Zielgruppe darf Social Media Recruiting heutzutage nicht außer Acht gelassen werden. Die Stellenanzeige sollte auf sozialen Netzwerken wie XING, KUNUNU, Facebook oder Instagram veröffentlicht werden. So können sie auch von Mitarbeitern geteilt werden. "Wenn Sie wenige Bewerbungen erhalten, können Sie mit Ihrem Arbeitgeber-Profil beispielsweise auch über XING oder LinkedIn passende Bewerber direkt anschreiben. Die Methode des Active Sourcing erfordert etwas Zeit, wird aber immer beliebter. Seien Sie also schneller als die Konkurrenz!", so Claus Reutter."Welche Informationen findet man über Sie als Arbeitgeber, wenn man Sie googelt?", fragt Claus Reutter und rät zur eigenen Recherche aus Sicht des Bewerbers. Diese Analyse helfe oft enorm weiter, um die wichtigsten Schwachstellen der Karriere-Website und Social Media-/Firmenprofile zu identifizieren. In Bezug auf das Employer Branding kann es enorm hilfreich sein, die eigene Karriere-Website einmal ganz genau aus Sicht eines Schülers, Studenten und einer Fach- oder Führungskraft zu betrachten. Da Schüler und Studenten eine andere Bildsprache nutzen als Fach- und Führungskräfte, rät der Experte dazu, die Website auch dementsprechend aufzuteilen.Digitales PersonalmanagementDas Personalmanagement sollte nicht mit dem Management von Personal als Führungsaufgabe verwechselt werden, so Claus Reutter. In seinem zehnminütigen Video auf AUTOHAUS next erklärt er zu diesem Thema, wie die Vernetzung von der digitalen Personalakte, dem digitalen Talentmanagement oder der Planung und dem Controlling in einem zentralen Software-Tool funktioniert. Durch die Digitalisierung und Vernetzung einzelner Prozesse können im Personalmanagement sowohl Kosten als auch Ressourcen eingespart werden. Welche Vorteile bringt beispielsweise die digitale Personalakte mit sich? "Die digitale Personalakte ist keine elektronische Personalakte, sondern mit dem Mitarbeiterprofil in der HR-Software verknüpft und interaktiv, sodass auch der Mitarbeiter und Führungskräfte jeweils beschränkten Zugriff auf diese Personalakte haben", erklärt Claus Reutter. Es können dort auch Dateien und Zertifikate hineingeladen und ein Fähigkeitsprofil angelegt werden. Mit einer sogenannten OCR-Funktion ist die digitale Personalakte mehr als nur reine Ablage und Archivierung. Durch eine Volltextsuche ergibt sich die Möglichkeit nach Inhalten zu suchen, um so Stellen beispielsweise schneller zu besetzen. Je mehr Standorte und Filialen eine Autohaus-Gruppe besitzt, desto größer sei der Vorteil der digitalen Personalakte. Daraus ergibt sich beispielsweise auch ein automatisiertes und schnelleres Reporting vom Personalbestand bis hin zu Weiterbildungsausgaben."Die Zeiten von 100 verschiedenen Excel-Listen sind vorbei, denn durch moderne Tools können Sie alle Personalprozesse zusammenführen. Das erspart dem Personalreferenten nicht nur Zeit, sondern bietet den Mitarbeitern auch mehr Transparenz", betont Claus Reutter im Videokurs.Digitales Talentmanagement"Wer keine Potenziale erkennt, der hat keine!", erklärt Claus Reutter gleich zu Beginn seines Videomoduls zum Thema Personalentwicklung. Das Thema Transparenz spielt auch bei der Entwicklung der Mitarbeiter eine große Rolle. Meistens weiß die aktuelle Führungskraft über die Fähigkeiten und Talente ihrer Mitarbeiter Bescheid, aber diese werden nirgends transparent festgehalten. Es gibt mittlerweile die Möglichkeiten, solche Fähigkeiten (egal ob sprachlich, technisch oder kaufmännisch) in der digitalen Personalakte mitabzulegen. Er nimmt damit Bezug auf den digitalen Talent Manager.Ein weiterer digitaler Baustein, der bei der Personalentwicklung unterstützt, ist das Potenzial-Assessment (Potenzialanalyse). Bei der Suche nach einer neuen Führungskraft werden laut dem Experten meist nur die fachlichen Fähigkeiten geprüft, jedoch nicht die Führungskompetenzen. Mithilfe der Potenzial-ACs können beispielsweise auch Führungspotenziale wie Sozial- und Problemlösekompetenz im Vorfeld geprüft werden. Claus Reutter erklärt dazu: "Es gibt viele Möglichkeiten Qualifizierungen, Mitarbeitergespräche, Zielsetzungen und Weiterbildungen für den Mitarbeiter transparent online abzubilden. Es scheitert meist auch nicht an den Werkzeugen, sondern an der Zeit, die sich ein Unternehmen für solche Themen nimmt. Das ist schade, denn mit einfachen Mitteln könnte man so beispielsweise Mitarbeiter auch länger an das Unternehmen binden, sie motivieren und wertschätzen."Claus Reutter, Geschäftsführender Gesellschafter von hrtool24, zeigt im Videokurs auf AUTOHAUS next die wichtigsten Herausforderungen und besten Lösungen für den betrieblichen Alltag des digitalen Personalmanagements im Autohaus. Jetzt unter next.autohaus.de ansehen oder direkt in der ScanView App öffnen!ExpertenwissenAuf dem Wissensportal AUTOHAUS next finden Sie alle Inhalte der Marke AUTOHAUS gebündelt an einer Stelle - ob Print-Artikel, tagesaktuelle Online- Nachrichten oder Studien. Das Herzstück des Portals sind die Videokurse, interaktiven Web Based Trainings und Podcasts, die wir exklusiv für Sie erstellt haben. Wichtige Branchen-Themen und Trends werden aufgegriffen und von Fachexperten dargestellt. Aber auch Grundlagenwissen zu Themen wie Datenschutz, E-Marketing oder Verkauf werden in Form von Videokursen oder Online-Trainings vermittelt. Für Abonnenten der Fachzeitschrift AUTOHAUS ist das Weiterbildungsportal unter https://next.autohaus.de kostenlos!

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