Veranstaltungen und Bewirtung: Rund um die Betriebsprüfung

Kurzfassung 1. Für Betriebsveranstaltungen gilt weiterhin ein Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer. 2. Die Vorsteuer darf bei Bewirtungsaufwendungen zu 100 Prozent geltend gemacht werden, selbst wenn ertragsteuerlich nur 70 Prozent als Betriebsausgaben anerkannt werden. 3. Durch den neu eingeführten § 153 Abs. 4 AO wird nun zusätzlich verlangt, dass alle nicht geprüften Steuererklärungen eigenständig auf mögliche Folgewirkungen überprüft werden. Die Betriebsveranstaltung Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen: 110,00 Euro Brutto-Freibetrag pro Arbeitnehmer, alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Aufwendungen wie Getränke und Speisen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, wie Raummiete, Musikkapelle etc., Zuwendungen des Arbeitgebers an Ehegatten, Angehörige des Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen, zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind steuerlich begünstigt. Mindestens zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt: Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen. Laut Bundesfinanzhof kommt es immer auf die anwesenden Teilnehmer an, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Alle Aufwendungen müssen einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Aufwendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den Rahmen aufwendet, insbesondere Kosten für Speisen und Getränke, Kosten für Süßigkeiten und Tabakwaren, Fahrt- und Übernachtungskosten, Raummiete, Kosten für Musik, Beleuchtung, Kosten für die Organisation, Eventagentur, Geschenke (hier ist zudem noch der Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60,00 Euro brutto zu berücksichtigen, Näheres siehe unten), Zuwendungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers, Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Trinkgelder. Und was passiert mit der Umsatzsteuer? Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass wenn der Betrag von 110,00 Euro brutto nicht überschritten wird, keinerlei Probleme bestehen. Der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt. Kostet die Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer mehr als 110,00 Euro brutto, dann liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasste unentgeltliche Zuwendung vor. Folglich ist ein Vorsteuerabzug mangels Bezugs zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich. Diese Auffassung wurde auch noch durch den Bundesfinanzhof bestätigt. Bewirtungsaufwendungen Nach der gesetzlichen Definition sind Bewirtungsaufwendungen Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen zum Verzehr bestimmten Genussmitteln sowie dazugehörige Nebenkosten, wie etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren. Keine Bewirtung liegt vor bei Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, wie zum Beispiel Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Diese Aufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Hingegen können Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden, soweit sie angemessen und korrekt dokumentiert sind. Bei der Prüfung der Angemessenheit entscheidet immer der Einzelfall, eine verbindliche Obergrenze gibt es nicht. Die Finanzverwaltung stellt unter anderem darauf ab, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte. So werden Kriterien wie die Größe des Unternehmens, die Höhe des Gewinns und Umsatzes, der Umfang und die Intensität der Geschäftsbeziehungen sowie die Bedeutung des Bewirtungsanlasses für den Geschäftserfolg zur Beurteilung der Angemessenheit herangezogen. Daneben müssen noch die Dokumentationspflichten berücksichtigt werden. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung muss der Unternehmer Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, Teilnehmer und Höhe der Bewirtung schriftlich aufzeichnen. Bei Bewirtungen in Gaststätten muss eine maschinell erstellte Bewirtungsrechnung vorliegen, handschriftliche "Rechnungen" auf dem "Kellnerblock" reichen nicht aus. Übersteigt die Rechnung 250,00 Euro brutto nicht, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung, genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke, Bruttorechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuersatz und die Rechnungsnummer. Bei Rechnungen über 250,00 Euro brutto müssen zusätzlich folgende Rechnungsangaben enthalten sein: Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte, Bruttorechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Und vor allem auch Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmers/Gastgebers. Unabhängig von der Höhe der Rechnung muss ein Bewirtungsbeleg erstellt werden. Auf diesem müssen folgende Angaben enthalten sein: Name aller bewirteten Personen, einschließlich Name des Gastgebers; genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Hier ist zu beachten, dass allgemeine Angaben wie Geschäftsessen oder Projektbesprechung nicht ausreichend sind; Datum und Ort der Bewirtung (ist meistens schon auf der Rechnung vermerkt); Unterschrift des Gastgebers. Weiterhin schreibt das Gesetz vor, dass die Bewirtungsaufwendungen zeitnah, einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden müssen. Dieses Erfordernis ist insbesondere dann erfüllt, wenn für die Bewirtungsaufwendungen ein eigenes Konto geführt wird. Berichtigungspflicht nach Prüfung Zukünftig endet der Aufwand leider nicht mit dem Abschluss der Betriebsprüfung. Durch den neu eingeführten § 153 Abs. 4 AO wird nun zusätzlich verlangt, dass alle nicht geprüften Steuererklärungen eigenständig auf mögliche Folgewirkungen überprüft werden. Dies lässt einen erheblichen Mehraufwand erwarten. Erklärtes Ziel des Gesetzgebers ist es, die Außenprüfung zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen den Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung zu fördern. Der neue § 153 Abs. 4 AO zielt darauf ab, nicht laufende, sondern künftig nachfolgende Außenprüfungen zu beschleunigen. Vorgesehen ist eine Anzeige- und Berichtigungspflicht, wenn ein bestimmter Sachverhalt in einem infolge einer Außenprüfung ergangenen Bescheid unanfechtbar umgesetzt wurde und dieser Sachverhalt auch in einer Steuererklärung, die nicht Gegenstand der Außenprüfung war, zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen führt. Die neue Berichtigungs- und Anzeigepflicht gilt für Steuern, die nach dem 31.12.2024 entstehen, aber auch für Steuern, die vor dem 1.1.2025 entstanden sind, sofern für diese eine Prüfungsanordnung nach dem 31.12.2024 bekannt gegeben wurde. Das bedeutet in der Praxis, dass die Vorschrift bei Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung nach dem 31.12.2024 auch rückwirkend auf frühere Veranlagungszeiträume angewendet wird und für diese die neue Berichtigungspflicht gilt. Was passiert bei Missachtung der Pflicht? Die Missachtung der Anzeige- und Berichtigungspflicht kann strafbewehrt sein. Das folgt daraus, dass die Berichtigungspflicht eine Erklärungspflicht gem. § 370 Abs. 1 Nr. 1 AO ist. Demnach wird derjenige mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bestraft, wer die Finanzbehörden pflichtwidrig über steuerlich erhebliche Tatsachen in Unkenntnis lässt. Problematisch ist auch, dass § 153 Abs. 4 AO eine kenntnisunabhängige Berichtigungspflicht ist. Es kann deshalb auch zu einer bedingt vorsätzlichen Steuerhinterziehung oder einer leichtfertigen Steuerverkürzung kommen. Und das schon dann, wenn der Steuerpflichtige die Folgeprüfung gar nicht vornimmt und in Kauf nimmt, dass eine notwendige Berichtigung nicht erfolgt. Steuerstrafrechtliche Sicht: Bisher ging die Finanzverwaltung aus steuerstrafrechtlicher Sicht davon aus, dass keine Steuerhinterziehung vorliegt, wenn der Steuerpflichtige erst nachträglich erkennt, dass seine abgegebene Erklärung fehlerhaft war, und unverzüglich eine Berichtigung vornimmt. Dies galt jedoch nur, wenn weder Vorsatz noch Leichtfertigkeit seitens des Steuerpflichtigen vorlagen. Die neue Regelung verpflichtet den Steuerpflichtigen nun, auch solche Sachverhalte, die "nicht Gegenstand der Außenprüfung" sind, aktiv zu hinterfragen. Andernfalls könnte bei der Entdeckung steuerlicher Unstimmigkeiten die Frage aufkommen, ob dem Steuerpflichtigen Vorsatz oder Leichtfertigkeit vorgeworfen werden kann. Insofern ist die Erweiterung der Anzeige- und Berichtigungspflicht zumindest aus steuerstrafrechtlicher Sicht kritisch zu betrachten. Maximilian Appelt Rechtsanwalt, Steuerberater www.raw-partner.de KOMMENTAR Die neue Regelung des § 153 Abs. 4 AO wird die Steuerpflichtigen und ihre Berater vor neue Herausforderungen stellen und beschäftigen. Da viele Rechtsfragen noch ungeklärt sind und die finale Gangart der Verwaltung und der dazu ergehenden Rechtsprechung noch nicht absehbar sind, werden sich zahlreiche komplexe Problematiken praktischer und theoretischer Art ergeben. Gleichzeitig ist nicht gesagt, dass die neuen Pflichten auch den vom Gesetzgeber gewünschten Effekt bringen und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten beschleunigen.