Anfang 2020 fiel bei der Dello Gruppe der Startschuss für eines der größten Digitalisierungsprojekte der Unternehmensgeschichte. Ziel war es, den gesamten Vertrieb von Neu- und Gebrauchtwagen in einem System zusammenzuführen. Das System sollte die Fahrzeugdatenanreicherung, Schnittstellen zu unterschiedlichen Fahrzeugbörsen und Auktionsplattformen sowie einen gebrandeten B2B-Online Showroom abdecken. Der Fleet Monitor von Autorola schien das ideale Tool zu sein, um viele veraltete Prozesse zu verschlanken und so den Mitarbeitern mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben zu verschaffen.
Implementierungsphase
Nachdem die Entscheidung für die Zusammenarbeit mit Autorola gefallen war, startete man in die erste Planungsphase. „Zu Beginn der Implementierungsphase analysierten wir gemeinsam, welche Anforderungen Dello an unser System stellt und wie sie sich in ihrer Systemlandschaft umsetzen lassen“, erinnert sich Carsten Kaufmann, Sales Director bei Autorola. Im Rahmen von Workshops mit sogenannten Business Process Consultants von Autorola, die für die Implementierung zuständig sind, wurde in Zusammenarbeit mit Dello herausgearbeitet, wie die Systemlandschaft und die Prozesse genau aussehen und wie man sie später intelligent miteinander verknüpfen kann.
Dabei war es vor allem wichtig, dass die Systeme untereinander kommunizieren konnten und Prozesse nicht nur schlank, sondern auch möglichst automatisiert funktionierten. „Autorola war von Anfang an der ideale Partner in der Planung. Gemeinsam gingen wir die bestehende Systemlandschaft Schritt für Schritt durch und analysierten, welche Systeme vereinheitlicht werden könnten und wo wir eine Schnittstelle für den Austausch von Daten benötigten“, erinnert sich Brigitte Hellwig, Business Development Manager bei der Dello Gruppe.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass Dello erst vor Kurzem die Dürkop Gruppe übernommen hatte. Autorola musste demnach noch eine zweite, komplett andere Systemlandschaft genau durchleuchten, um sie später in einer zusammenzuführen. Denn am Schluss sollten die Mitarbeiter beider Unternehmen in einem einheitlichen System arbeiten. Dazu gehörten nicht nur Bereiche wie Fahrzeugverwaltung, Bestandsübersicht und das Einsteuern in die Onlinebörsen. In Zukunft sollte es auch ein zentrales Reporting mit den wichtigsten Kennziffern in dem neuen System geben.
Genaue Analyse
Bevor es ans Programmieren ging, musste man sich bei Dello die eigenen Prozesse genauer anschauen. „Wir haben die Zeitfresser identifiziert. Das sind Abläufe, bei denen noch Excel zum Einsatz kommt, die nicht transparent sind oder die durch manuelle Arbeit viele Mitarbeiter bindet“, erklärt Brigitte Hellwig. Die Anforderungen glich Autorola im Anschluss mit den beiden bestehenden Systemlandschaften von Dell und Dürkop ab. „Diese exakte Analyse ist wichtig, da unser System für jeden Kunden sehr individuell konfigurierbar ist. Das ermöglicht es uns, eine Lösung genau auf die Bedürfnisse des Händlers abzustimmen“, so Carsten Kaufmann.
Dann erfolgte die technische Implementierung, bei der die Schnittstellen programmiert wurden. Hier war noch mal sorgfältige Analyse gefragt, da später auch noch Drittanbieter angebunden werden sollten, die mit den Systemen ebenfalls kommunizieren. „Sobald die Prozesse und Systemlandschaft definiert sind und wir ein Gesamtbild haben, beginnt die eigentliche Implementierung. Die zukünftige Plattform wird so konfiguriert, dass die Prozessschritte genau nach Kundenwunsch abgebildet werden“, weiß Carsten Kaufmann. Dafür stimmten sich die Projektteams wöchentlich ab, um den genauen Fortschritt zu überwachen. Bereits im Mai stand das Grundgerüst der neuen Systemlandschaft. Im Oktober ging nach Dello auch die Dürkop Gruppe mit dem Fleet Monitor live.
Spürbare Zeitersparnis
Brigitte Hellwig war sich von Beginn an bewusst, was die Umstellung für das gesamte Unternehmen bedeuten würde: „Jeder Klick kostet Zeit. Wir haben sozusagen jeden Stein umgedreht, um herauszufinden, wo wir uns Klicks sparen konnten.“ Als Beispiel nennt sie die DAT-Abfrage bei der Fahrzeuganlage. Diese erfolgt nun komplett automatisiert und die Daten müssen nur noch mit wenigen Klicks bestätigt werden. Dann ist das Fahrzeug fertig im Bestand angelegt. Auch bei der Inzahlungnahme unterstützt das Modul Autorola Indicata bei der Marktpreisermittlung. Ein Vorgang, bei dem früher ein Mitarbeiter händisch in den Börsen vergleichbare Angebote sichten musste, um den richtigen Preis zu ermitteln.
"Wir haben die Zeitfresser identifiziert. Das sind Abläufe, bei denen noch Excel zum Einsatz kommt, die nicht transparent sind oder die durch manuelle Arbeit viele Mitarbeiter bindet."
Brigitte Hellwig, Business Development Manager bei der Dello Gruppe
Es ist ziemlich schwer, eine solche Zeitersparnis durch vereinfachte und automatisierte Prozesse als einen ROI zu definieren. Carsten Kaufmann fasst es so zusammen: „Spart man sich pro Auto im Gesamtprozess in etwa 30 Minuten, ist das übers Jahr gerechnet bei einem Handelsunternehmen wie der Dello Gruppe enorm. Dadurch lassen sich am Ende auch die Standtage reduzieren, die richtig Geld kosten.“
Sag mir, wo die Zahlen sind
Ein zusätzlicher Gewinn für Dello ist nun die Möglichkeit eines zentralen Reportings. Die Führungskräfte und alle zuständigen Mitarbeiter sehen im Fleet Monitor die wichtigsten Kennziffern mit nur einem Klick und können diese auch bearbeiten. „Wir wollten keine Mailings mehr, sondern die Zahlen sollten minutenaktuell im System abrufbar sein. Die Mitarbeiter sehen sofort, welche Aufgaben erledigt werden müssen“, betont Brigitte Hellwig. Das schafft Transparenz innerhalb des gesamten Unternehmens. Auch gibt es jetzt die Möglichkeit, die einzelnen Niederlassungen anhand der Kennzahlen miteinander zu vergleichen.
Mitarbeiterdialog
Die Zusammenarbeit verlief laut Carsten Kaufmann auch deshalb so erfolgreich, weil Dello die Tragweite des Projekts bewusst war. „So etwas ist nicht selbstverständlich. Unsere Kunden, wir sprechen lieber von Partnern, müssen den Willen und den Mut zu Veränderung mitbringen, da wir sehr tief in ihre Prozesse gehen“, so Kaufmann. Das verändert den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter. Deshalb legten beide Seiten viel Wert auf Schulungen und den Dialog mit der Belegschaft. „Am Ende haben die Mitarbeiter schnell den Mehrwert des neuen Systems gespürt und wissen es jetzt zu schätzen“, ergänzt Brigitte Hellwig.
Natürlich ist das Projekt noch nicht am Ende. Laut Carsten Kaufmann bleibt kein System so wie am Tag des Go-Live. Regelmäßige Optimierungen auf Wunsch der Dello Gruppe und Anbindung von Drittanbietern gehören regelmäßig mit dazu. Denn die Anforderungen des Marktes verändern sich. Und so müssen es auch die digitalen Systeme tun.