Personalarbeit im Autohaus: HR-Prozesse auf ein neues Level bringen

Herr Reutter, die Autohausbranche wandelt sich rapide. Was bedeutet das für die Personalarbeit in den Autohäusern?
C. Reutter: Entscheidend sind ein effektives Management und gute, wertschätzende Mitarbeiterführung, angepasste Rollen für HR-Verantwortliche sowie digitale, KI-unterstützte Prozesse.

Mit einer ehrlichen Analyse beginnen

Was ist der wichtigste erste Schritt für die Betriebe?
C. Reutter: Es braucht einen klaren Kopf und Zeit, um sich der Herausforderungen bewusst zu werden. Zwar hat man häufig das Gefühl, keine Zeit dafür zu haben. Man muss sie sich aber aktiv nehmen, denn Planung und Organisation sind wesentlich. Jede gute Strategie beginnt mit einer ehrlichen Analyse. Wo drückt der Schuh, wo wollen wir hin? Was müssen wir anpassen oder fallen lassen? Zentral ist: Wie gewinne ich motivierte und qualifizierte Mitarbeitende? Wie halte und führe ich meine Fach- und Führungskräfte? Wie packe ich die Digitalisierung der Personalprozesse an? Es bedingt viel Selbstmotivation, an der Vielzahl der Herausforderungen nicht zu verzweifeln und diszipliniert einen Aspekt nach dem anderen anzugehen.

Mit Innovationen mithalten

Wie verändern sich dadurch Aufgaben der Personalbereiche und vor allem die Führungsaufgaben der Personalleitung?
C. Reutter: Disruptiv, grundlegend und nachhaltig. Das macht uns Menschen Sorge und oft auch Angst. Wir sind es nicht gewohnt, dass wir uns permanent und über eine lange Zeit laufend verändern müssen. Viele Veränderungen der letzten Jahre waren nicht die Folge einer von uns verfolgten Strategie, sondern vielmehr ein laufendes Reagieren auf Ereignisse und Konflikte, die nicht wir, sondern andere ausgelöst haben, von denen wir aber direkt betroffen waren. Hier hat sich die Geschwindigkeit der Ereignisse und damit notwendigen Veränderungen noch einmal dramatisch erhöht. Die größte Anpassung liegt darin, mit der geforderten Innovation mitzuhalten. Das erfordert große Fähigkeiten zur Resilienz und zum Changemanagement aller Führungskräfte. Auch Zeit zum Aufladen des Akkus ist wichtig, ansonsten erhöht der Stress die Krankheitsquote und in der Folge die Fluktuation.

HR-Businesspartner

Muss sich auch die Organisation der ­Personalverwaltung in den Autohäusern ändern?
C. Reutter: Definitiv, und zwar schnell. Die traditionelle Rolle der Personalverwaltung muss sich schnell und nachhaltig zugunsten eines HR-Businesspartners des operativen Managements ändern. Als Werkzeug braucht es moderne, digitale und KI-gestützte Softwarelösungen und entsprechend auch qualifizierte Personalspezialisten, die damit umgehen können.

Digitalisierung offen und im Team denken

Stichwort Digitalisierung: Modewort oder notwendige Transformation?
C. Reutter: Digitalisierung ist nötig, momentan aber noch viel zu langsam. Die Unternehmen verlieren dadurch Wettbewerbsvorteile. Letztlich ist die viel strapazierte Digitalisierung nichts anderes, als bestehende analoge Arbeitsprozesse zu vereinfachen, im Idealfall zu automatisieren, um damit wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Das hört sich ­einfach an. Ist es aber in der Praxis nicht. Es muss wirklich offen und im Team kollaborativ gedacht werden, das fällt nicht jedem leicht. Aber jammern hilft nicht, sondern nur dranbleiben und: Machen.

Alle relevanten HR-Bereich abdecken

Wie muss eine moderne HR-Software ­aufgebaut sein, um Autohäuser nach­haltig zu unterstützen?
C. Reutter: Entscheidend ist, dass die Lösung alle relevanten HR-Bereiche integriert, abdeckt: vom Recruiting über Personalmanagement und Zeitwirtschaft bis hin zu Lohn und Gehalt. Ergänzt wird das Ganze durch übergreifende Funktionen wie Workflows, Reporting und Organisationsmanagement. In der sopea HR Cloud-Software verfolgen wir genau diesen ganzheitlichen Ansatz. Dadurch lassen sich Medienbrüche vermeiden, Prozesse effizient steuern und administrative Aufgaben deutlich reduzieren. Wichtig ist dabei, dass die Systeme skalierbar bleiben und sich flexibel an die wachsenden Anforderungen der Betriebe anpassen lassen.

Beim Recruiting auf moderne Systeme umstellen

Haben Sie erfolgreiche Beispiele für eine gelungene Digitalisierung?
C. Reutter: Ein gutes Beispiel ist der Bereich Recruiting, wo viele Autohäuser inzwischen erfolgreich mit elektronischen Bewerbermanagementsystemen arbeiten – teilweise auch bereits mit modernen Lösungen wie unserer Cloud-Software. Auf der anderen Seite arbeiten viele Betriebe noch mit deutlich veralteten Lohnabrechnungs- oder Zeitwirtschaftssystemen aus den 80er- oder 90er-Jahren. Diese sind IT-technisch längst am Ende ihres Entwicklungszyklus. Wer hier rechtzeitig auf moderne integrierte Systeme umstellt, profitiert von deutlichen Effizienzgewinnen und einer besseren Daten­qualität.

KI bietet Chancen bei wiederkehrenden Aufgaben

Modethema KI – hilft sie in der täglichen Personalarbeit?
C. Reutter: Im Moment wird sehr viel über Künstliche Intelligenz (KI) gesprochen – und das Thema entwickelt sich tatsächlich in einem atemberaubenden Tempo weiter. Wir verstehen uns hier als Innovationsmotor: Wir bringen unsere langjährige Expertise aus dem HR Cloud-Bereich ein und entwickeln praktische KI-Funktionen in die sopea Cloud. Natürlich wird die KI nicht alle Herausforderungen lösen können, aber sie bietet enorme Chancen, insbesondere bei wiederkehrenden, zeitintensiven Aufgaben und im Bereich der intelligenten Unterstützung, Stichwort KI-Assistent. Voraussetzung bleibt: Die digitalen Prozesse und Daten müssen sauber aufgesetzt sein, sonst kann auch die KI keinen Mehrwert entfalten. Mein zentrales Motto dazu lautet: Künstliche Intelligenz macht nicht alles einfacher, aber vieles.

Smarte KI-Editoren

Und wo liegen die konkreten Anwendungsfelder?
C. Reutter: Es gibt zahlreich denkbare Funktionen, die sich durch Künstliche Intelligenz praxisnah vereinfachen lassen. Mit der großen Datenmenge in sopea können wir eigene Modelle und Funktionen entwickeln, die zum Beispiel bei der schnellen, einfachen Erstellung von Stellenanzeigen unterstützen und damit wertvolle Zeit sparen. Diese von uns selbst entwickelten Modelle können auch in anderen Bereichen, wie zum Beispiel im Bereich der Formulierung von Arbeitszeugnissen genutzt werden. Zusätzlich ist es sinnvoll, die KI in der Dokumentenerstellung und in smarten Editoren für Arbeitsverträge und E-Mail-Vorlagen zu nutzen. Und was danach kommt, das darf ich heute noch nicht verraten – aber die Entwicklung ist atemberaubend und bleibt hoch spannend. Es ist eine neue Zeit der Innovation und dafür steht das ganze sopea Team seit über 20 Jahren.

Nachhaltiger Fokus des Managements

Welche Gefahren sehen Sie für Betriebe, die den Trend zur KI-gestützten Digitalisierung verschlafen?
C. Reutter: Die Schnellen werden die Gewinner sein. Entscheidend ist dabei nicht die Größe eines Autohauses, sondern der nachhaltige Fokus des Managements und die Bereitschaft zur konsequenten und zukunftsorientierten digitalen, KI-gestützten Transformation der Personalarbeit.

Herr Reutter, vielen Dank für das ­informative Gespräch!

sopea Facts

Gründungsjahr	1996
HR Cloud-Expertise	seit 2004
Anzahl Kunden	ca. 2.500
Anzahl Potenzialanalysen	über 250.000
Remote Work	100 Prozent
Angebot 4-Tage-Woche	seit 2022