Gutschrift im eRechnungs-Format: Fallstricke beim Ankauf

Gutschriften über den Ankauf von Fahrzeugen zu erstellen, ist nicht unüblich im Kfz-Handel. Dies geschieht häufig, weil einerseits die Verkäufer keine Unternehmer und somit nicht gewöhnt sind, Verkaufsbelege zu erstellen. Auf der anderen Seite bietet dieses Vorgehen häufig auch den Vorteil, dass die Fahrzeuge leichter in die Bestandsverwaltung des Händlers übernommen werden können. Dieses Vorgehen ist jedoch mit einigen Herausforderungen und Risiken verbunden. Grund hierfür ist, dass es dem Händler als Leistungsempfänger regelmäßig nicht möglich ist, die wirtschaftlichen Verhältnisse sowie den daraus resultierenden steuerlichen Status des Leistenden in vollem Umfang zu überprüfen. Gerade bei natürlichen Personen, welche als Verkäufer auftreten, ist es für einen Händler im Grunde genommen schwer bis unmöglich, ohne Weiteres sicher festzustellen, ob der Verkäufer nun ein regulärer Unternehmer, vielleicht ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer oder etwa gar kein Unternehmer ist. Mögliche Fehlerquellen hierbei sind beispielsweise: Fall 1: Der Verkäufer verkauft das Fahrzeug an den Händler zwar im Rahmen seines umsatzsteuerlichen Unternehmens, gibt sich aber nicht als regulärer umsatzsteuerlicher Unternehmer zu erkennen. Infolgedessen gibt es keine ordnungsgemäße Ankaufsgutschrift mit allen notwendigen Rechnungsangaben und Umsatzsteuerausweis, sodass - je nach Vereinbarung einer Brutto- bzw. Nettopreiskaufabrede - entweder der Rechnungszahlbetrag falsch ist oder der Händler mangels Vorsteuerabzugsmöglichkeit einen zu hohen Kaufpreis zahlt. Fall 2: Ähnliches gilt, wenn der Verkäufer denkt, dass er umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist, jedoch übersehen hat, dass er aufgrund des Überschreitens von Umsatzgrenzen inzwischen doch regulärer Unternehmer ist. Fall 3: Im genau umgekehrten Fall geht der Händler davon aus, dass der Verkäufer ein regulärer Unternehmer und somit zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt ist, obwohl das Fahrzeug als Privatperson verkauft wird. Infolgedessen wird eine Ankaufsgutschrift mit Umsatzsteuerausweis erstellt, woraus der Händler unberechtigt Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend macht. Infolgedessen droht dem Händler im Entdeckungsfall insoweit mindestens eine Nachzahlung des Steuerbetrages an die Finanzverwaltung. Fall 4: Ähnliches gilt, wenn der Händler davon ausgeht, dass der Verkäufer ein regulärer Unternehmer und somit zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt ist, obwohl das Fahrzeug außerhalb des umsatzsteuerlichen Unternehmens verkauft wird. Auch hier wird eine Ankaufsgutschrift mit Umsatzsteuerausweis erstellt, woraus der Händler unberechtigt Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend macht. Infolgedessen droht dem Händler im Entdeckungsfall auch hier insoweit mindestens eine Nachzahlung des Steuerbetrages an die Finanzverwaltung. Positiv ist, dass die Finanzverwaltung zumindest in einer Hinsicht einmal einen praktikablen Lösungsansatz vertritt. Denn Unternehmer bis zu einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro brauchen in 2027 noch keine eRechnung zu erstellen. Das heißt, ein Händler müsste beim Ankauf eigentlich auch noch den Vorjahresumsatz des verkaufenden Händlers abfragen, um sich über das notwendig Rechnungsformat im Klaren zu sein. Die Finanzverwaltung lässt es jedoch zu, dass der Gutschriftsaussteller hier auf seinen eigenen, bekannten Vorjahresumsatz abstellen darf. Insoweit muss die Angabe nicht beim Vertragspartner abgefragt werden. Kooperation des Vertragspartners Insofern ist offensichtlich, dass der Händler diesbezüglich auf die richtigen Angaben des Verkäufers angewiesen ist - und diese auch aktiv abfragen sollte. Denn nur so kann im Fall der Fälle die mögliche Anwendung von Billigkeitsmaßnahmen überhaupt infrage kommen. Aus Nachweisgründen sollte die explizite Frage, ob es sich bei dem Verkäufer um einen regelversteuernden Unternehmer handelt und - falls ja - wie dessen steuerlich relevanten Daten lauten, schriftlich dokumentiert werden. Dies betrifft unter anderem den vollständigen Namen, die Adresse und die Steuernummer des Verkäufers. Nur so kann eine richtige Hinterlegung in den Stammdaten vorgenommen und bei Wiederholungsfällen die Aktualität überprüft werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Vertragspartner zu verpflichten, dass dieser bei entsprechenden Änderungen hinsichtlich seiner Unternehmereigenschaft den Händler von sich aus zu informieren hat. Weiterhin sollte jeder Händler mit seinem rechtlichen Beistand abklären, ob mit den Verkäufern Brutto- oder Nettopreisabreden vereinbart werden. Gerade in den oben dargestellten Fällen 3 und 4 erscheint beispielsweise eine Nettopreisvereinbarung vorteilhaft, um im Falle eines unrichtigen Steuerausweises einen Rückforderungsanspruch geltend machen zu können. Gefährdung des Steueraufkommens Doch auch für den Verkäufer und Gut-schriftsempfänger lohnt es sich, darauf zu achten, dass die Gutschrift hinsichtlich der Umsatzsteuer richtig ausgestellt wird. Denn wenn er beispielsweise in den oben dargestellten Fällen 3 und 4 den Empfang der Gutschrift mit unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer akzeptiert, dann schuldet er diese auch gegenüber dem Finanzamt. Im Fall 3 geht die Finanzverwaltung davon aus, dass der Gutschriftsempfänger (= Verkäufer) der erhaltenen Gutschrift unverzüglich nach Erhalt widersprechen muss, um dieser Steuerschuld zu entgehen. Denn dann gilt die Gutschrift von Anfang an als nicht existent. Andernfalls soll hier zunächst die sogenannte Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt werden. Das heißt, beim Empfänger der Rechnung darf der Vorsteuerabzug nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer muss an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden sein. Erst anschließend kann beim Finanzamt die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags gesondert schriftlich beantragt und nach dessen Zustimmung durchgeführt werden. Im Fall 4 geht die Finanzverwaltung davon aus, dass hier ein einfacher Widerspruch dagegen nicht ausreichend ist. Vielmehr soll hier unabhängig von einem möglichen Widerspruch stets die sogenannte Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt werden, was aber in der Fachliteratur umstritten ist. KOMMENTAR Die Erstellung von Gutschriften über den Fahrzeugankauf zeigt wieder einmal, dass im geschäftlichen Alltag viele steuerliche Fallstricke existieren. Besonders wichtig ist es daher, im Ankaufsprozess geeignete und verlässliche Prozesse zu etablieren, in deren Rahmen insbesondere auch geklärt wird, welchen konkreten umsatzsteuerlichen Unternehmer-Status der Verkäufer hat. Für 2027 ist zudem zu beachten, dass dann die Gutschriften über den Ankauf von Fahrzeugen dann in einem anerkannten eRechnungs-Format erstellt werden. Denn andernfalls hat der Händler schon aufgrund des fehlerhaften Formats der Rechnung keinen Vorsteuerabzug.

Gutschrift im eRechnungs-Format: Fallstricke beim Ankauf

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