Vor kurzem hatte das Finanzgericht Düsseldorf darüber zu entscheiden, ob ein elektronisches Fahrtenbuch den gesetzlichen Regeln entspricht. Folgender Sachverhalt lag der Entscheidung des Finanzgerichts Düsseldorf zu Grunde:
Eine GmbH protokollierte die Fahrten der Firmenwagen mittels einer gekauften Standard-Softwarelösung mit dem Namen „Fahrtenbuch Express“. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnete automatisch sämtliche Fahrten auf. In einer Prüfungsbescheinigung des Softwareherstellers und in der Konformitätserklärung heißt es, dass diese Software bei ordnungsgemäßer Anwendung die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellenden gesetzlichen Anforderungen erfülle. In der Konformitätsbescheinigung wird u.a. Folgendes ausgeführt: "Nachträgliche Stornierungen und Buchungen, wie in einer Finanzbuchhaltung möglich, können aufgrund der laufend geführten km-Stände nicht unterstützt werden. Mit dem Ausdruck und folgendem monatlichen Abschluss des Fahrtenbuchs werden alle Fahrten unwiderruflich gelöscht und unveränderlich in eine andere Datenbank übertragen.… Ab der Erstellung des monatlichen Fahrtenbuchs bis zum Abschluss können Fahrten geändert oder gelöscht werden. Diese Änderungen werden in einer internen Protokolldatei (nicht änder- oder löschbar) protokolliert. Das Änderungsprotokoll kann jederzeit, auch für bereits abgeschlossene Fahrtenbücher für einen wählbaren Zeitraum auf Wunsch ausgedruckt werden. Das nachträgliche Ändern oder Löschen von Fahrten nach dem Abschluss ist nicht möglich."
In der Praxis der GmbH wurden die zusätzlichen Aufzeichnungen auf Zetteln geführt und ein- bis zweimal monatlich in das elektronische Fahrtenbuch übertragen. Die Zettel wurden anschließend entsorgt.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung erkannte das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an und unterwarf sämtliche Firmenwagen der Ein-Prozent-Bruttolistenpreisregelung. Der Prüfer kam zu dem Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei. Die Einsichtnahme der Ursprungsdaten habe ergeben, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung im Drei- bis Sechs-Wochenrhythmus erfolgt sei.
Der Einspruch wurde zurückgewiesen und auch die Klage beim Finanzgericht Düsseldorf blieb erfolglos. Folgende Grundsätze stellten die Finanzrichter auf:
- Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden. Eine äußere geschlossene Form weist ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind.
- Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs wird nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen - Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.