Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – verändern die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Die GoBD wurden zuletzt im Jahr 2019 umfassend reformiert.
Um sich einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen zu können, verlangen Betriebsprüfer nach unseren Erfahrungen in jüngerer Vergangenheit verstärkt die Vorlage einer sogenannten Verfahrensdokumentation, die den Aufbau Ihrer steuerrelevanten Hard- und Software sowie den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig beschreibt.
Die Betriebsprüfer analysieren die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Weg der steuerrelevanten Daten. Hierzu müssen Beschreibungen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Ebenso wird die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen überprüft. Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen ist, dass seit 1. Januar 2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet wurde. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.
Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten. Mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Dies kann Sicherheitszuschläge von bis zu zehn Prozent auf die erklärten Umsätze bedeuten.
Positive Effekte einer Verfahrensdokumentation
- Sie erfüllen die Anforderungen der Finanzverwaltung, da das Fehlen einer Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel in der Buchhaltung bedeuten kann.
- Oftmals kommen Verbesserungsmöglichkeiten zum Vorschein, welche Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen.
- Klärung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten rund um die buchungsrelevanten Prozesse.
- Sie erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.
- Durch das Interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil der Verfahrensdokumentation erhöhen Sie als Unternehmer Ihre Haftungsabsicherung.
Die GoBD bedürfen zweifelsohne der näheren Erläuterung und einer stetigen Prüfung der ordnungsgemäßen-Umsetzung in der DV-gestützten Buchführung Ihres Unternehmens. Denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher liegt allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt.