Gebrauchtwagen: Transparente Kassendaten

Weitere Informationen und Services von AUTOHAUS zum Thema: Playlist: "Steuer- und Rechtsthemen" Seit dem 1. Januar 2020 sind sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Ziel dieser Regelung ist, dass steuerrelevante Geschäftsvorfälle später nicht mehr nachträglich so geändert werden können, dass die ursprüngliche Erfassung nicht mehr sichtbar ist. Dabei wird nicht danach unterschieden, ob es sich um ein großes, bilanzierendes Unternehmen oder um einen kleineren Händler handelt, welcher seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Es sind alle Steuerpflichtige mit elektronischen Kassen betroffen. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne dieser Regelung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten dagegen zum Beispiel Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Kommt ein solches vorgenanntes elektronisches Aufzeichnungssystem zum Einsatz, muss für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs im Sinne der abgabenrechtlichen Regelung unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden. Die Aufzeichnungen zur Transaktion haben zu enthalten: die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls, die Art des Vorgangs, die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs sowie einen Prüfwert. Die vier letztgenannten Daten werden dabei manipulationssicher durch das Sicherheitsmodul festgelegt. Die Transaktionsnummer muss zudem so beschaffen sein, dass Lücken in Transaktionsaufzeichnungen erkennbar sind. Weiterhin sind alle Daten elektronisch zu archivieren. Amtlich anerkannte Kassensysteme gibt es dabei nicht. Nichtsdestotrotz sollte man sich beim Kauf einer neuen elektronischen Registrierkasse vom Kassenhersteller bzw. Lieferanten bestätigen lassen, dass die Kasse den gesetzlichen Vorschriften sowie den "Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" der Finanzverwaltung entspricht. Eine Bindungswirkung gegenüber der Finanzverwaltung besteht zwar nicht, aber gegebenenfalls besteht so eine zivilrechtliche Absicherung gegenüber dem Kassenhersteller bzw. Lieferanten. Bei nicht ordnungsgemäßer Verwendung gesicherter Kassensysteme können Ordnungsgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden - sofern der Sachverhalt nicht als strafbare Steuerhinterziehung anzusehen ist! Wichtig ist jedoch, dass keine Verpflichtung besteht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Das heißt, dass auch weiterhin eine sogenannte offene Ladenkasse verwendet werden darf. Für diese ist zwingend täglich ein Kassensturz durchzuführen. Hierfür empfiehlt es sich, jeweils ein Zählprotokoll anzufertigen. Werden dabei Unstimmigkeiten festgestellt, ist der Finanzbeamte dazu berechtigt, seine Kassenprüfung unverzüglich zu einer umfassenden Betriebsprüfung auszuweiten. Im Rahmen einer Kassennachschau dürfen die Finanzbeamte auch die Kassen und ihre Handhabung in den öffentlichen Räumen beobachten, ohne sich vorab mit einem Ausweis erkenntlich zu zeigen. Gleiches gilt für die Durchführung von Testkäufen. Wer weitere Fragen zur Meldepflicht der elektronischen Aufzeichnungssysteme, zur Belegausgabepflicht sowie zur Kassennachschau hat, kann sich entweder die zwölfseitige Ausfüllanleitung zur Meldung über Elster oder die inzwischen mehr als 90 zugehörigen FAQ auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums anschauen. Schnelle Hilfe für schlanke Meldepflichten sehen wohl anders aus. Belegausgabepflicht Weiterhin gilt in diesen Fällen eine Belegausgabepflicht, wobei dieser Beleg auch elektronisch ausgegeben werden darf. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein. Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag (nicht bei Lieferscheinen etc.) für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis hierauf, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls, den Signaturzähler sowie den Prüfwert. Von der Belegausgabepflicht kann man sich lediglich dann auf Antrag befreien lassen, wenn man Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft - was in Autohäusern und Werkstätten regelmäßig nicht der Fall sein dürfte. Kunden sind nicht zur Annahme der ausgegebenen Belege verpflichtet. In diesen Fällen darf der ausgegebene Beleg vernichtet werden. Meldepflicht Darüber hinaus sind die betroffenen Steuerpflichtigen auch gesetzlich verpflichtet, binnen eines Monats nach In- oder Außerbetriebnahme solch eines neuen manipulationssicheren elektronischen Kassensystems dies dem Finanzamt anzuzeigen. Diese Meldepflicht bestand eigentlich bereits seit 2020 - muss aber nach einer halbjährigen Übergangsfrist erst ab Juli 2025 umgesetzt werden. Meldepflichtig sind hierbei unter anderem die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art, Anzahl, Seriennummer und Tag der Anschaffung der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Dabei ist nicht nur das jeweils in bzw. außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssystem zu melden, sondern stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, was gerade bei Betrieben mit mehreren Filialen durchaus einen gewissen Aufwand bedeutet. KOMMENTAR Als besonderes zeitnahes Prüfinstrument der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung steht der Finanzverwaltung die sogenannte Kassennachschau zur Verfügung. Diese betrifft jede Art von Kassen und deren zugehörige Aufzeichnungen, also auch offene Ladenkassen. Damit können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke und -räume betreten, um die Verwendung der verwendeten Kassen zu prüfen. Dabei müssen auf Verlangen des Finanz-beamten Auskünfte erteilt, die Kassendaten elektronisch zur Verfügung gestellt oder ergänzende Unterlagen (Verfahrensanleitung etc.) ausgehändigt werden. Zudem kann die Sicherheitseinrichtung überprüft werden. Maximilian Appelt Rechtsanwalt, Steuerberater