Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung: E-Rechnung im Überblick

Kurzfassung 1. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen erstellen können. 2. Das BMF kategorisiert mögliche Fehler in Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmer im inländischen B2B-Bereich die Verpflichtung, sogenannte E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen in einem bestimmten Datenformat, empfangen zu können. Gleichzeitig gilt, dass Unternehmer solche E-Rechnungen erstellen können, ab 1. Januar 2027 sogar erstellen müssen. Lediglich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro gilt eine um ein Jahr längere Übergangsfrist. Zudem sind Kleinunternehmer sowie Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. Banken, Versicherungen, Vermietungen oder Ärzte) ganz generell frei in der Wahl ihres Rechnungsformats. Gleiches gilt bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro. Da dies umfassende Änderungen in der Unternehmensorganisation nach sich zieht, hat die Finanzverwaltung zwischenzeitlich ein zweites Anwendungsschreiben veröffentlicht. An den grundlegenden Eckpunkten ändert sich durch dieses neue BMF-Schreiben nichts. Das heißt, es bleibt bei der Unterscheidung zwischen sogenannten elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Gleiches gilt ausdrücklich für andere europäische Formate wie zum Beispiel Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Hinsichtlich des Rechnungseingangs besteht für alle Unternehmer die Verpflichtung, ab 1. Januar 2025 solche E-Rechnungen empfangen zu müssen. So ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig E-Rechnungen erstellt und versendet. Diese Verpflichtung trifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Grundstücksvermietungen, Komplementärgesellschaften etc.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter sowie Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1. Januar 2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von E-Rechnungen zu treffen. Weiterhin bleibt es dabei, dass der Inhalt des Datensatzes einer E-Rechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein wird. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Bei Übereinstimmung gilt der Bildteil als identisches Mehrstück einer Rechnung. Bei Rundungsdifferenzen sind Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil ausnahmsweise zulässig. Bei darüber hinausgehenden Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil soll aber zu prüfen sein, ob ein unrichtiger Steuerausweis gemäß § 14c UStG vorliegt. Unschädlich ist jedoch der mehrfache Versand von identischen E-Rechnungen. Entscheidend für den Vorsteuerabzug ist ebenfalls stets der elektronische Teil der Rechnung. Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung für den Vorsteuerabzug gewährleistet sein müssen. Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten seit dem 1. Januar 2025 Vorkehrungen getroffen sein, um bei empfangenen E-Rechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss bei der Archivierung sichergestellt sein. Validierung und Fehlerprüfung Das neue BMF-Schreiben beschäftigt sich ausdrücklich mit der technischen Validierung der E-Rechnungen sowie der Rechnungseingangsprüfung und kategorisiert die dabei möglicherweise auftretenden Fehler wie folgt: Formatfehler: Ein Formatfehler liegt immer dann vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht. Hierdurch geht der Vorsteuerabzug verloren, weil nur eine sonstige Rechnung vorliegt. Geschäftsregelfehler: Dieser liegt vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses Format gültigen technischen Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben) verstößt. Geschäftsregelfehler liegen insbesondere dann vor, wenn zum Beispiel der Steuerbetrag nicht mit dem Steuersatz übereinstimmt, es andere Widersprüche gibt oder bestimmte Informationen fehlen. Soweit kein Inhaltsfehler vorliegt (z. B. wenn die Angabe des Feldes "BT-10 Buyer reference" fehlt), ist dies umsatzsteuerlich unbeachtlich. Inhaltsfehler: Dies ist der "klassische" Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. Diese können gleichzeitig auch einen Geschäftsregelfehler begründen. Ein Inhaltsfehler kann aber auch entstehen, wenn sowohl die Syntax einer E-Rechnung korrekt ist als auch sämtliche Geschäftsregeln eingehalten werden. Es geht hierbei also um Fehler, die sich nicht zwangsläufig durch eine technische Prüfung aufdecken lassen, sondern für die auch eine inhaltliche Prüfung notwendig ist. Mangels ordnungsgemäßer Rechnung berechtigt die fehlerhafte E-Rechnung bis zu einer Berichtigung nicht zum Vorsteuerabzug. Eine (technische) Validierung der E-Rechnung ersetzt somit nicht allein die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Zum Nachweis, dass der Leistungsempfänger seine Sorgfaltspflichten beachtet hat, bietet es sich aus Sicht der Finanzverwaltung an, das entsprechende Validierungsprotokoll aufzubewahren. Angaben zur Steuer In diesem Rahmen stellt die Finanzverwaltung klar, dass für eine ordnungsgemäße Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen, die die Kontrollfunktion der Rechnung gewährleisten können. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht die gesetzlichen Anforderungen. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Für vor dem 1. Januar 2027 ausgestellte sonstige Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen besteht ohne Änderung der Verhältnisse nunmehr entgegen den ursprünglichen Planungen der Finanzverwaltung keine Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung. Eine initiale E-Rechnung ist erst bei geänderten Verhältnissen notwendig. Wenn ein Unternehmer prüft, ob er zur Erstellung einer E-Rechnung (anstatt einer sonstigen Rechnung) verpflichtet ist, kann er sich laut Finanzverwaltung bei "Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" auf die Angabe des Kunden verlassen, ob dieser Kunde (k)ein Unternehmer ist. Die Verwendung einer USt-ID-Nr. beziehungsweise Wirtschaftsidentifikationsnummer kann hierfür ein Indiz sein. Im aktuellen Schreiben geht die Finanzverwaltung auch auf die Umsetzung des Austauschverfahrens in der Kfz-Wirtschaft ein, wenn die Werkstatt bei einer Reparatur ein gegebenenfalls noch werthaltiges Altteil übernimmt. Danach kann in einer E-Rechnung die Umsatzsteuer auf das Altteil zum Beispiel dadurch angegeben werden, dass eine Rechnungsposition mit der Bemessungsgrundlage für das Altteil und dem anzuwendenden Steuersatz sowie eine Rechnungsposition mit identischer, aber negativer Netto-Bemessungsgrundlage ohne Steuersatz aufgenommen werden. Stan Guthmann Steuerberater muc@raw-partner.de KOMMENTAR Je nach bisheriger interner Organisation kann die E-Rechnung deutliche organisatorische Veränderungen mit sich bringen - und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)" zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.