Handelseigenes Softwareunternehmen: Lösungen speziell für Autohäuser

Wenn Autohäuser wachsen, wächst die Komplexität im gesamten Unternehmen. Mit mehreren Standorten und steigender Mitarbeiterzahl wird es anspruchsvoller, Abläufe durchgängig zu steuern und jederzeit nachvollziehbar zu halten. Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen, Bearbeitungsschritte verteilen sich auf mehrere Abteilungen. Genau aus diesem Bedarf heraus hat die Beresa Gruppe begonnen, ihre Prozesse neu zu strukturieren, und daraus später Auto dm als eigenes Unternehmen entwickelt.

Ausgangspunkt bei Beresa

Die Beresa Gruppe gehört zu den größeren Automobilhandelsgruppen in Deutschland und betreibt rund 21 Standorte mit über 1.400 Mitarbeitenden in den Regionen Münster, Osnabrück, Bielefeld und Hannover. Mit der Expansion ab 2015 änderte sich die operative Struktur deutlich. Prozesse liefen weiterhin, gleichzeitig stieg der Abstimmungsaufwand zwischen den Niederlassungen und zentralen Einheiten. „Wir haben gemerkt, dass unsere administrativen Prozesse nicht mehr physisch zwischen den jeweiligen Standorten stattfinden, indem Akten hin- und hergefahren werden“, beschreibt Kurt Weinrich, Head Of Business Development bei Auto dm, den damaligen Ausgangspunkt.
Damit entstand die zentrale Frage: Wie lassen sich Abläufe so strukturieren, dass sie unabhängig von Ort und Person nachvollziehbar bleiben?

Prozesse systematisch strukturieren

Ein erster Ansatzpunkt war der Eingangsrechnungsprozess. Technisch umfasst er mehrere Schritte, vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Buchung im Finanzsystem. In gewachsenen Strukturen werden diese Schritte oft getrennt abgearbeitet. Informationen müssen weitergegeben werden, Zwischenstände sind nicht immer klar sichtbar.
Zur Lösung setzte Beresa auf die Workflow Plattform Jobrouter. Anders als klassische Fachsysteme steuert diese nicht einzelne Funktionen, sondern den gesamten Prozess. Eine Rechnung wird zentral erfasst und anschließend automatisch durch definierte Bearbeitungsschritte geführt. Das System legt fest, wer den Vorgang prüft, wer freigibt und wann er abgeschlossen ist. Jeder Schritt wird dokumentiert, der Status ist jederzeit einsehbar. Damit entsteht ein durchgängiger Ablauf statt einzelner Tätigkeiten. Zuständigkeiten werden klar, Übergaben erfolgen automatisch und Bearbeitungsstände sind transparent. „Wir wollen Mitarbeitende aus administrativen Schleifen rausnehmen und entlasten. Niemand soll mehr Daten von einem Bildschirm in den nächsten abtippen müssen“, sagt Johannes Spandau, Geschäftsführer von Auto dm.

Verkaufsakte als zweiter Baustein

Auf dieser Grundlage wurde das Prinzip auf die Verkaufsakte übertragen. Auch hier handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, der CRM System, Disposition, Zahlungsabwicklung und Freigaben miteinander verbindet.
Ein Verkaufsprozess startet etwa im CRM mit einem gewonnenen Kundenkontakt. Die relevanten Daten werden automatisiert in eine digitale Verkaufsakte überführt. Von dort steuert der Workflow die weiteren Schritte. Der Vorgang durchläuft definierte Stationen, von der Prüfung der Kundendaten über die Einbindung der Disposition bis zur Erstellung eines Zahlungsplans und notwendigen Freigaben.
Im Unterschied zur bisherigen Bearbeitung greifen alle Beteiligten auf denselben Datensatz zu. Der aktuelle Status ist jederzeit sichtbar und noch offene Schritte sind klar definiert. Der Verkäufer erkennt beispielsweise unmittelbar, ob eine Freigabe vorliegt oder ein Zahlungseingang fehlt. Abstimmungen werden somit reduziert, da Informationen nicht mehr aktiv per Telefon oder E-Mail eingeholt werden müssen. Der positive Effekt zeigt sich vor allem im Gesamtprozess. Alles wird planbarer, transparenter und weniger abhängig von der individuellen Abstimmung zwischen den Mitarbeitern.

Gründung von auto dm

Aus der Arbeit an diesen Abläufen entwickelte sich schließlich 2020 ein eigenes Unternehmen. Die zentrale Erkenntnis war, dass die Anforderungen nicht rein spezifisch für Beresa sind, sondern überall im Autohandel sowie bei den eigenen Kunden und Partnern auftreten. „Wir haben verstanden, dass viele Themen, mit denen wir uns beschäftigen, auch andere Händler und Partner betreffen“, betont Florian Schlieper, Geschäftsführer der Beresa Gruppe. „Deshalb wurde Auto dm gegründet, das aufgebaute Prozess- und Integrationswissen gebündelt und eine offene Zusammenarbeit mit Autohandelsgruppen und Partnern im Markt etabliert.“ Das junge Unternehmen entwickelt seitdem Lösungen, die auf bestehenden Systemen aufsetzen und diese über klar definierte Workflows miteinander verbinden.
Das neue Unternehmen agiert somit nicht als klassischer Softwareanbieter, sondern als Anbieter von Prozesslösungen. Der Fokus liegt darauf, vorhandene Systeme sinnvoll miteinander zu verknüpfen und Abläufe durchgängig zu strukturieren.

KI und Partnerschaft

Ein weiterer Entwicklungsschritt ist der Einsatz von KI‑Anwendungen. Dabei konzentriert man sich bei Auto dm vor allem auf standardisierbare Prozesse. In Zusammenarbeit mit der Schwarz‑Gruppe, die neben den Lebensmitteleinzelhandelsketten Lidl und Kaufland unter anderem auch eine eigene IT- und Digitalsparte betreibt, wurde beispielsweise ein Voicebot für die Terminvereinbarung im Service entwickelt. Dieser Anwendungsfall bietet sich an, da die Terminabstimmung klar strukturiert ist und hohe Anfragevolumina auftreten.
Technisch übernimmt der Bot die Aufnahme des Kundenanliegens, die Abfrage relevanter Informationen und die Buchung eines Termins im System. Die Integration erfolgt über Schnittstellen zur Telefonanlage, zur Werkstattplanung und zu den entsprechenden Backend‑Systemen. Während die KI-Technologie selbst von Partnerunternehmen stammt, verantwortet Auto dm in erster Linie die Prozesslogik sowie die Einbindung in die bestehende Systemlandschaft.

Daten als Grundlage

In der Zukunft rückt bei Auto dm auch das Thema Daten noch stärker in den Mittelpunkt. Bestehende Informationen aus DMS‑, CRM‑, Finanz- und Herstellersystemen sollen in einem zentralen Data‑Warehouse zusammengeführt werden. Ziel ist es, eine konsistente Datengrundlage zu schaffen, auf der Auswertungen und Automatisierungen aufbauen können.
Für das Team der Auto dm ist dieser Schritt eine wichtige Voraussetzung für weitere Entwicklungen. Erst wenn Daten strukturiert und systemübergreifend verfügbar seien, ließen sich Prozesse weiter optimieren und neue Anwendungen wie KI sinnvoll integrieren.

Bedeutung für den Autohandel

Mit Auto dm verfolgt Beresa einen Ansatz, der im Autohandel zunehmend an Bedeutung gewinnt. Händler entwickeln Lösungen auf Basis ihres eigenen Prozesswissens und machen diese für andere nutzbar. Dadurch entsteht ein ergänzender Zugang zu Digitalisierung, der nicht ausschließlich von externen Anbietern ausgeht. Die Beresa-Tochter ist dafür ein perfektes Beispiel.