Gibt ein Kunde sein Fahrzeug in eine Werkstatt, wird für gewöhnlich ein fester Abholtermin vereinbart. Was sich im ersten Moment sehr standardisiert anhört, ist in Wirklichkeit ein hochkomplexer Vorgang. Denn es müssen etliche Variablen in der Planung berücksichtig werden.
Mehr Transparenz
Auch das Autohaus Kunzmann beschäftigte sich seit Längerem mit diesem Thema. Die Aschaffenburger haben in den letzten Jahren gezeigt, wie sich digitale Lösungen gewinnbringend im Alltagsgeschäft integrieren lassen. Nun sollte auch die Termin- und Kapazitätsplanung weiter verbessert werden. Das hatte nicht nur den Grund, dass Werkstattaufträge spontan umfangreicher werden als geplant. Es ging auch um mehr Transparenz: „Wir hatten bereits eine Planungslösung, aber darin war schwer abzulesen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt an einem Auto arbeitet“, erinnert sich Michael Häuslein, Leiter des Carlack-Centers bei Kunzmann. Auch die freien Kapazitäten wurden bisher nicht errechnet. Termine wurden zwar wochenweise geplant, aber es war für die Werkstattleiter kaum ersichtlich, ob die geplanten Arbeitswerte (AWs) der Mitarbeiter in einer Woche auch tatsächlich angefallen sind.
Flexible Lösung
Ein neues System musste her, das genau an diesem Punkt ansetzte. Die Voraussetzung war allerdings, dass es sich in die bestehende Systemlandschaft bei Kunzmann nahtlos integrieren lässt. „Wir hatten in dem Bereich bereits sehr effiziente Prozesse in den eigenen Systemen umgesetzt. Viele Lösungen am Markt sind entweder zu starr für uns oder so umfangreich, dass sie sehr komplex in der Bedienung gewesen wären“, erklärt Michael Häuslein.
Um die Prozesse nicht auf ein neues System ausrichten zu müssen, entschied sich Kunzmann für den Einsatz der künstlichen Intelligenz (KI) des Anbieters Aspaara. Dessen System war bereits im Carlack-Center der Schweizer AMAG Gruppe erfolgreich im Einsatz. „Wir haben uns die KI-Lösung vor Ort angesehen und waren erstaunt, wie flexibel sie sich an unsere Prozesse anpassen lässt. Im Anschluss sind wir mit Aspaara direkt in die Planung für die Implementierung und den Roll-out gegangen“, berichtet Marten Kalmbach, Leiter Digital After Sales bei Kunzmann.
KI als Co-Pilot
Bei KI denken viele schnell an ein Programm, das autonom Entscheidungen trifft. Das ist bei Aspaara allerdings nicht der Fall. „Das System soll die Verantwortlichen bei der Werkstattplanung unterstützen, die Entscheidungsgewalt verbleibt immer beim Menschen“, weiß Alexander Grimm, Geschäftsführer von Aspaara. Die KI diene in erster Linie der vorausschauenden Planung. Ohne diese käme es in der Lackiererei regelmäßig zu einer Art Stop-and-go, weil die Lackierer immer wieder auf die Spengler warten müssen und umgekehrt. „Wenn man nach Deadlines plant, führt dies zu einer falschen Priorisierung und einer ungleichen Auslastung der Mitarbeiter“, führt Alexander Grimm weiter aus.
Auch bei Kunzmann hing bisher vieles allein von der Erfahrung und der fachlichen Kompetenz der Werkstattleiter ab. Ihre Aufgabe ist es, alle Aufträge so einzutakten, dass sie möglichst reibungslos durchlaufen. Das funktioniert in der Regel auch, bis ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt oder sich ein wesentliches Detail an einem Auftrag ändert.
Hier kommt nun die KI von Aspaara zum Einsatz. Sie spricht in solchen Fällen Handlungsempfehlungen aus, wie Abläufe verändert werden müssen, um die Deadlines zu halten. „Aktuell bewerten wir nur die theoretischen Empfehlungen der KI. Die Verantwortung liegt also noch komplett bei den Werkstattmeistern. Doch im Laufe des Jahres sollen die ersten Vorschläge auch im Praxisbetrieb getestet werden“, erklärt Michael Häuslein. Und Marten Kalmbach ergänzt: „Ab einer gewissen Unternehmensgröße sind die Abläufe aufgrund der Datenmenge für einen Menschen nicht mehr planbar. Wir wollen aber keinen harten Cut, damit die Mitarbeiter langsam lernen, auf die KI zu vertrauen, und die Vorteile erkennen.“
"Wir wollen keinen harten Cut, damit die Mitarbeiter langsam lernen, auf die KI zu vertrauen, und die Vorteile erkennen."
Marten Kalmbach, Leiter Digital After Sales bei Kunzmann
Ein digitaler Zwilling
Bei der Werkstattplanung müssen verschiedenste Aspekte berücksichtig werden: Qualifikation und Fähigkeiten von Mitarbeitern, Kundenabholzeiten, Verfügbarkeit von Ersatzteilen usw. Das alles muss in Einklang gebracht werden. „Bisher hat man bei der Planung entsprechend priorisiert, zum Beispiel nach dem First-Come-First-Serve-Prinzip oder welcher Auftrag am dringlichsten ist. Die KI dagegen kann sämtliche Lösungsmöglichkeiten mehrere tausendmal pro Woche durchrechnen, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Zum Beispiel, wenn der Kunde sein Auto zu spät bringt, Mitarbeiter ausfallen oder ein Fehler beim Lackieren passiert ist“, sagt Alexander Grimm.
Um für solche Ereignisse stets die perfekte Lösung ermitteln zu können, baut Aspaara die individuelle Werkstatt in digitaler Form nach. Sämtliche Daten und Fakten der physischen Werkstatt fließen darin zusammen. Für jeden Kunden und jeden Werkstattbereich gibt es einen dementsprechend kalibrierten Zwillingsprozess. Auf dieser digitalen Werkstattkopie können dann Prozessvarianten laufen, auf deren Basis die KI die optimale Lösung ermittelt. So ist laut Aspaara eine spürbare Verbesserung der KPIs möglich.
Datenfutter für die KI
Aspaara kann über Schnittstellen (API) an Systeme angeschlossen werden, um mit deren Daten zu arbeiten. Bei Kunzmann etwa gibt es beispielsweise eine API zum Zeiterfassungssystem, um An- und Abwesenheit immer aktuell abrufen zu können. Auch die hauseigene Schadenakte mit der Schnittstelle zum Gutachter-System Audatex ist direkt angebunden.
Laut Kunzmann müssen bei rund zwei Drittel aller Werkstatttermine Änderungen vorgenommen werden. „Aufgrund der Komplexität der Fahrzeuge sind Schäden schwerer zu kalkulieren. Kommt es zu häufigen Nachkalkulationen, kostet dies Zeit und Ressourcen. Gleichzeitig müssen wir den vereinbarten Abholtermin wahren“, so Michael Häuslein. Mit der Zeit lernt die KI anhand hunderttausender Durchläufe, die individuellen Prozesseigenheiten einer Werkstatt zu lesen, und findet dadurch immer mehr Optimierungspotenziale.
Aktuell liegt der Fokus von Aspaara auf dem Carlack-Center. Doch die Software-Architektur und die Funktionen passen auch auf andere Werkstattbereiche wie die Disposition. Hier könnte sich Marten Kalmbach den Einsatz der KI in der Zukunft ebenfalls vorstellen. Inzwischen sollten die Autohäuser generell lernen, der Technik irgendwann vollständig zu vertrauen. Und dann wird man sich den Alltag ohne KI auch bald nicht mehr vorstellen können.
